Справка

Как устроена работа в Insys — от первых шагов до ролей, интеграций и отчетности. Те же материалы доступны внутри кабинета и обновляются вместе с платформой. Если ответа здесь нет, напишите в поддержку из кабинета или мобильного приложения — раздел «Задать вопрос» в профиле.

Начало работы

Insys — платформа управления лифтовым сервисом: заявки, ТО, склад, диспетчерская и аналитика в одном месте.

Первые шаги

• Заполните профиль компании — раздел «Обзор компании». Реквизиты попадают в шапки PDF-отчетов и актов.
• Добавьте объекты и лифты — раздел «Объекты». Быстрее всего через импорт из таблицы или AI-импорт (Администрирование → Объекты).
• Пригласите команду — раздел «Команда». Каждый сотрудник получает письмо-приглашение и задает свой пароль.
• Настройте роли — «Роли и доступ». Системные роли (директор, диспетчер, механик) уже настроены; при необходимости создайте свои.

Мобильное приложение

Механики и диспетчеры работают в мобильном приложении Insys (iOS и Android) — заявки, ТО и чат синхронизируются с кабинетом в реальном времени и работают офлайн.

Если что-то не получается

Пишите в поддержку — раздел «Поддержка» в меню. Отвечаем в рабочие часы, обычно в течение часа.

Заявки

Заявка — основная единица работы: обращение жителя, сигнал диспетчера или плановая задача.

Жизненный цикл

Создана → назначена исполнителю → принята → выполнена → архив. Заявка попадает в архив автоматически через несколько минут после завершения.

Создание

• Из кабинета: Заявки → «Создать». Укажите объект, лифт и описание.
• Из приложения: диспетчер или механик создает заявку на месте.
• Предложенные: заявки из внешних источников (портал жителя, телефония) попадают в очередь «Предложенные» и ждут подтверждения диспетчером.

Назначение и SLA

Назначайте исполнителя из карточки заявки. Если в компании настроены SLA-цели, платформа подсветит заявки на грани нарушения и пришлет уведомление директору и диспетчеру.

История и экспорт

«Заявки → История» — весь архив с фильтрами; экспорт в Excel и PDF из карточки списка.

Техническое обслуживание

Журнал ТО ведет плановое обслуживание по циклам ТО-1/ТО-3/ТО-6/ТО-12.

План и распределение

• «ТО → Распределение» — AI-распределение работ по механикам на месяц: платформа предлагает план, диспетчер утверждает.
• Массовое планирование — кнопка «Запланировать» в журнале.

Выполнение

Механик отмечает выполнение в приложении; запись попадает в журнал с датой, исполнителем и видом работ.

Экспорт

Журнал выгружается в PDF по форме № 309 с реквизитами и подписью ответственного из профиля компании («Обзор компании»). Для 1С-обмена есть экспорт актов выполненных работ через API-интеграцию.

Склад

Учет запчастей: приход, списание, резервирование и доставка на объекты.

Операции

• Приход — пополнение остатка с указанием количества и комментария.
• Списание — расход на заявку или работу; остаток уменьшится.
• Резерв — деталь закреплена за работой, но еще на складе.
• Корректировка — исправление остатка после инвентаризации.

QR-коды

У каждой позиции есть QR: механик сканирует его в приложении и списывает деталь в два касания.

История и 1С

«Склад → История» — все движения с фильтрами. Обмен номенклатурой с 1С доступен через раздел «Интеграции» (API-ключ со scope склада).

Календарь смен

График дежурств диспетчеров и механиков.

• Создавайте смены на день/неделю, назначайте сотрудников.
• Генератор ротаций строит повторяющийся график автоматически.
• Сотрудники видят свои смены в приложении и могут запросить обмен сменами — запрос подтверждает руководитель.

Отчеты

Нумерованные отчеты за период: заявки, ТО, склад по объекту или по всему парку.

Создание и экспорт

«Отчеты → Создать»: выберите период и объект. Готовый отчет выгружается в Excel или PDF (портрет/альбом) с фирменной шапкой из профиля компании.

Доставка по расписанию

У любого сохраненного отчета можно включить регулярную отправку на почту: еженедельно (по понедельникам) или ежемесячно (1-го числа). Формат и получатели настраиваются в окне экспорта, вкладка «По расписанию».

Аналитика и метрики

• Аналитика — динамика заявок, времени реакции и выполнения ТО по компании и объектам.
• Метрики (модуль) — операционные дашборды для руководителя.
• Отчеты об использовании — активность команды в платформе.

Виджеты кликабельны: провалитесь из графика в список заявок за период.

Команда и роли

Приглашение сотрудника

«Команда → Пригласить»: e-mail, ФИО и роли. Сотрудник получает письмо, задает пароль и принимает согласие на обработку ПДн. Если адрес уже зарегистрирован в Insys — аккаунт просто подключится к вашей компании.

Роли и права

«Роли и доступ» — детальная настройка: каждая роль складывается из прав (видеть заявки, управлять складом, слушать звонки и т.д.). Системные роли редактировать нельзя, но можно создать свою на их основе.

Увольнение

Карточка сотрудника → «Отключить»: работы передаются другому исполнителю, доступ закрывается, история сохраняется.

Безопасность аккаунта

Двухфакторная аутентификация

Профиль → «Двухфакторная аутентификация» → «Включить»: отсканируйте QR приложением-аутентификатором и подтвердите первым кодом. Сохраните одноразовые коды восстановления — они показываются только один раз и выручат при потере телефона.

Сеансы

Профиль → «Сеансы»: все устройства, где выполнен вход. Завершайте лишние сеансы по одному или разом («Выйти на остальных устройствах»).

Пароль

Минимум 10 символов; слишком простые пароли и пароли, содержащие ваш логин, платформа не примет.

Интеграции и API

Раздел «Интеграции» — API-ключи и вебхуки для 1С, АДС и CRM.

• API-ключи — scoped-доступ (чтение заявок, склада, журнала ТО, актов по договорам). Ключ показывается один раз.
• Вебхуки — события (создание заявки, смена статуса, завершение ТО) доставляются на ваш URL с HMAC-подписью.
• 1С — готовые выгрузки: акты выполненных работ ТО и финансовые акты по договорам.
• Bitrix24 — события заявок превращаются в сделки CRM.

Документация по каждому эндпоинту — внутри раздела «Интеграции».

Договоры и акты

Модуль «Договоры» ведет заказчиков (УК/ТСЖ), договоры обслуживания и ежемесячные акты.

Заказчики

Справочник с реквизитами (ИНН, банк, директор) — они попадают в акты. Заказчика с договорами нельзя удалить — архивируйте.

Договоры

Номер, сроки, привязанные объекты и цена: за лифт в месяц или фиксированная сумма. За 60 и 30 дней до окончания договора платформа напомнит о продлении.

Акты

1-го числа каждого месяца платформа автоматически формирует акты за прошлый месяц по активным договорам. Акт можно скачать в PDF (с факсимиле и печатью из профиля компании), отметить отправленным и подписанным, при изменении состава лифтов — перегенерировать. Выгрузка в 1С — через Интеграции.

Уведомления

• Колокольчик в шапке — вся лента: заявки, SLA-алерты, напоминания о договорах, еженедельный AI-дайджест.
• «Настройки → Уведомления» — какие типы приходят пушем.
• Администратор может отправить объявление всей команде: «Администрирование → Уведомления».

По вопросам об этом документе напишите нам на privacy@insysit.com.