Политика обработки персональных данных

1. Область действия и контакты

1.1. Политика описывает обработку при использовании сайта insysit.com, веб-кабинета, мобильных и настольных приложений Insys и обращении в поддержку.

1.2. ООО «ИНСИС-АЙТИ»: ИНН 2311394697, КПП 231101001, ОГРН 1262300032686. Адрес: 350062, Россия, г. Краснодар, ул. им. Атарбекова, д. 1/2, помещение 34. Обращения по персональным данным: privacy@insysit.com. Общая почта: company@insysit.com. Телефон: +7 918 847-07-07.

1.3. Политика информирует об обработке и не является согласием на все перечисленные операции. Там, где требуется согласие, оно оформляется отдельно. Посещение сайта не считается согласием на рекламу, распространение данных или необязательные способы обработки.

2. Роли Insys и компании-клиента

2.1. Insys определяет цели обработки обращений к Insys, общей учетной записи, защиты доступа, поддержки, договорных расчетов и обязательного хранения документов. Для этих целей ООО «ИНСИС-АЙТИ» является оператором.

2.2. Компания-клиент определяет цели и правовые основания рабочих сведений: карточек сотрудников, заявок, журналов, документов и иных материалов. Insys выполняет обработку по поручению. Когда компания сама действует по поручению заказчика, распределение ролей определяется этой цепочкой договоров.

2.3. Общая учетная запись и рабочие профили могут быть связаны с несколькими компаниями. Прекращение доступа к одной компании не обязательно прекращает самостоятельную учетную запись и доступ к другим. При удалении учитываются права человека и отдельные основания хранения.

2.4. Запрос по данным компании направляется соответствующему оператору с содействием Insys. Это не ограничивает прямые обязанности Insys в тех случаях, где Insys является оператором.

3. Обращение с сайта

3.1. Цель — ответить на конкретное обращение, организовать демонстрацию, рассчитать тариф и обсудить подключение.

3.2. Состав: имя, электронная почта, название компании, тема и содержание обращения; телефон, если добровольно сообщен в обращении; сетевой адрес, время, источник формы и сведения о подтверждении согласия. Необязательные данные не следует включать, если они не нужны для запроса.

3.3. Основание — отдельное согласие на обработку обращения. При подготовке договора по инициативе самого субъекта может применяться соответствующее договорное основание; оно не распространяется автоматически на произвольную рекламу.

3.4. Сведения используются до завершения обработки обращения и необходимых связанных действий. Согласие не устанавливает бессрочное хранение. Если возникает самостоятельное основание, например заключенный договор или требование закона, дальнейшая обработка ограничивается им.

4. Общая учетная запись и доступ

4.1. Цель — создать и поддерживать личный доступ, подтвердить адрес входа, обеспечить восстановление и выбранные способы авторизации.

4.2. Состав: сведения профиля, предоставленные контакты, идентификаторы аккаунта и внешнего входа, сведения о подтверждении контактов, настройках защиты, активных сессиях и устройствах. При использовании ключа доступа обрабатываются связанные технические сведения; биометрические шаблоны устройства не должны передаваться Insys для установления личности.

4.3. Для необходимых операций личного доступа основанием могут служить законные интересы Insys и участника в предоставлении и защите запрошенного доступа по пункту 7 части 1 статьи 6 закона, если соблюдены права и свободы человека. До применения этого основания определяется необходимый состав данных и проверяется соразмерность обработки. Договорное основание применяется только при наличии договора с человеком либо договора, в котором он действительно является выгодоприобретателем. Договор с работодателем и технический вход сами по себе не создают такого основания. Для дополнительных согласительных целей требуется отдельное согласие.

4.4. Данные общей учетной записи обрабатываются, пока нужен доступ и существуют соответствующие основания. По обращению об удалении прекращаются необязательные операции, а законно сохраняемые сведения отделяются от активного профиля.

5. Поддержка, безопасность и расчеты

5.1. Для поддержки используются контактные данные, содержание переписки, сообщенные вложения, сведения о компании, версии приложения и событии ошибки. Основание — соответствующие договорные отношения, необходимая защита законных интересов либо согласие для дополнительных операций. Содержание обращения не используется для рекламы без отдельного основания.

5.2. Для безопасности используются сетевые адреса, события входа и изменения доступа, сведения об устройствах, сессиях и действиях. Цель — предотвращение несанкционированного доступа, диагностика и расследование нарушений. Применяются обязанности по защите данных и законные интересы с оценкой необходимости и соразмерности.

5.3. Для заключения и исполнения договоров, расчетов и обязательного учета используются реквизиты ИП, сведения представителей и подписантов, рабочие контакты, счета, акты и подтверждения. Основания — применимые договорные отношения, законные интересы и обязанности по закону. Сроки определяются видом документа и действующими требованиями учета и архивного хранения.

5.4. Для жалоб на материалы используются сведения заявителя, предмет жалобы и необходимые материалы. Доступ предоставляется уполномоченным сотрудникам для проверки. Комментарий к закрытой жалобе хранится до 90 дней после решения, закрытая жалоба — до 365 дней, если отдельное законное основание не требует иного хранения.

6. Рекламные сообщения

6.1. Рекламные письма направляются только при отдельном предварительном согласии адресата. Согласие на обращение, вход или служебные уведомления не означает согласия на рекламу.

6.2. Для рассылки используются адрес электронной почты и необходимые сведения о согласии и отказе. Обработка персональных данных для прямого продвижения допускается только с предварительного согласия по статье 15 закона; рекламное разрешение и согласие на обработку данных для рассылки подтверждаются отдельно. Отказ возможен через предусмотренный в письме способ, по адресу company@insysit.com или privacy@insysit.com. После требования рекламные отправления и обработка для продвижения прекращаются немедленно.

6.3. Доказательство ранее полученного согласия может сохраняться в необходимом объеме на самостоятельном законном основании для защиты прав; это не разрешает продолжение рекламной рассылки.

7. Рабочие данные по поручению

7.1. Компания может вносить сведения сотрудников, исполнителей, представителей заказчиков и заявителей: рабочие контакты, должности, квалификацию, графики, сведения о выполненных работах, фото профиля и другие необходимые данные.

7.2. В подключенных функциях обрабатываются переписка, вложения, фото и видео, голосовые сообщения, записи звонков и расшифровки, рабочие документы, сведения о пропусках и назначенных машинах. Для обращений жителей могут обрабатываться связь аккаунта с домом, материалы заявки и идентификаторы внешнего канала.

7.3. Цели, операции, ограничения и сроки определены Поручением. Компания обеспечивает основания и информирование. Наличие поля или функции не разрешает загрузку избыточных или незаконно полученных данных.

7.4. Специальные категории персональных данных не входят в разрешенный состав порученной обработки. Их внесение в документы, сообщения, заявки и вложения не допускается. При выявлении ранее поступивших или случайно внесенных сведений доступ и обработка ограничиваются, соответствующий оператор уведомляется, а данные уничтожаются в применимом законном порядке. Запрет загрузки не является утверждением об отсутствии всех ранее созданных копий.

7.5. Поручение не предусматривает использование изображений и голоса для биометрического установления личности. Распознавание речи и перевод записи в текст сами по себе не являются таким установлением. Квалификация определяется реальной целью использования, а не названием файла; применение компанией изображения для установления личности требует отдельной проверки статьи 11 закона.

8. Геопозиция и раскрытие сведений

8.1. В обычных локальных сценариях координаты могут использоваться на устройстве для карты и расчета расстояния. При включенном модуле «Выезд» координаты, скорость, направление и время обрабатываются в окне движения по заявке или маршруту ТО; также предусмотрена точка при закрытии заявки. Серверное окно ограничено четырьмя часами с начала выезда; точки, записанные в разрешенном окне, могут поступать позднее из буфера.

8.2. Сведения доступны уполномоченным сотрудникам и в предусмотренных функциях представителям заказчика. Житель видит приблизительное местоположение по своей заявке на последнем километре. Цель — организация выезда и информирование о прибытии.

8.3. Перед передачей применяется отдельное согласие в приложении, если соответствующая обработка основывается на согласии. Компания обеспечивает иные необходимые основания. Разрешение системы на геопозицию не заменяет согласие по законодательству.

8.4. Сырой трек хранится 30 дней по умолчанию; компания может установить срок от 30 до 90 дней. Локальные данные устройства и резервные копии учитываются отдельно.

8.5. Открытая проверка пропуска может показывать имя, должность и фото по ссылке. Если доступ получают неопределенные лица, требуется отдельное согласие на распространение по статье 10.1 закона либо прямо предусмотренное законом основание. Для сведений работника дополнительно проверяются требования трудового законодательства. Согласие на создание аккаунта не дает такого разрешения.

9. Получатели и внешние функции

9.1. В необходимом объеме данные доступны уполномоченным сотрудникам Insys и привлеченным лицам для размещения, хранения, служебной доставки сообщений и технической обработки. До соответствующей обработки должны быть определены конкретные лица, их операции, страны, основания и ограничения; описание класса услуг не заменяет эти сведения. Передача по поручению оформляется с требованиями конфиденциальности и безопасности. Сведения о фактических получателях предоставляются субъекту по запросу в установленном законом порядке.

9.2. Для функций Отто и речи используются соответствующие сервисы Яндекса. Запрос может содержать текст, голос, изображение и необходимый контекст компании в пределах доступа участника. Для поддерживаемых запросов применяется отключение журналирования содержимого; это не означает отсутствия технических метаданных и всех видов хранения у поставщика.

9.3. Внешний вход, например Яндекс ID, используется по выбору человека. Insys получает предусмотренные выбранным способом сведения для авторизации, а внешний поставщик обрабатывает переданные ему сведения по собственным условиям.

9.4. Каналы мессенджеров и почты включаются компанией для приема обращений. Самостоятельные операции внешнего поставщика регулируются его условиями, а передачи, организуемые Insys, остаются предметом применимых обязанностей Insys.

9.5. Если распознавание речи выполняется внешними средствами браузера, голос может обрабатываться поставщиком соответствующей функции. До включения должны быть доступны сведения о получателе и применимых условиях.

9.6. Данные предоставляются государственным органам при наличии законного основания и в требуемом объеме. Компаниям и их представителям доступ предоставляется в рамках прав и поручений. Insys не продает персональные данные.

10. Размещение и трансграничная передача

10.1. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации, в том числе через интернет, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение не допускаются с использованием баз данных за пределами России, кроме прямо предусмотренных частью 5 статьи 18 закона исключений. Наличие копии в России и обычное согласие сами по себе не снимают запрет. Последующая трансграничная передача оценивается отдельно по статье 12 и не разрешает запрещенный сбор.

10.2. Мобильные уведомления могут доставляться через Apple APNs и Google FCM. Службы браузерных уведомлений определяются браузером и могут включать Apple, Google, Microsoft, Mozilla и других получателей.

10.3. Для доставки передаются токен или адрес подписки и технические сведения. В соответствующих мобильных каналах передаются идентификаторы аккаунта, компании и разговора, а также имя отправителя, сведения об аватаре, заголовок и текст в объеме выбранного предпросмотра и вида уведомления. Для Web Push содержимое шифруется для браузера; службе остаются доступны необходимые метаданные. Отключение предпросмотра уменьшает содержимое, но не устраняет все идентификаторы и передачу.

10.4. До зарубежных передач исполняются требования статьи 12 закона: собираются требуемые сведения, направляется отдельное уведомление о трансграничной передаче, соблюдаются применимые сроки ожидания, запреты и ограничения. Оцениваются страны размещения и доступа, а не только регистрация поставщика. Политика не является уведомлением государственного органа и не заменяет проверку законности канала. Разрешение уведомлений на устройстве не является универсальным согласием на любую зарубежную передачу.

11. Сроки, удаление и защита

11.1. Сведения хранятся не дольше цели и применимого основания. По отдельным рабочим функциям: треки — 30–90 дней; записи звонков — 180 дней по умолчанию либо настроенный срок; связь обращения с Telegram — 90 дней; сведения отправителя почтовой заявки — 180 дней. Срок этих сведений не равен сроку всей заявки.

11.2. Истории сотрудников доступны 24 часа; срок доступности не равен сроку физического уничтожения всех копий. При ответе или пересылке может создаваться копия в переписке, хранящаяся по сроку сообщения. Сроки распространяются на связанные файлы, превью, расшифровки, сводки и выгрузки с учетом их собственного законного основания. Удаление активного аккаунта не обязательно означает уничтожение всех законно сохраняемых документов.

11.3. Для договорных, бухгалтерских и архивных документов применяется установленный законом срок. Для доказательств согласий и значимых действий сохраняется только объем, необходимый для соответствующего основания.

11.4. Данные блокируются и уничтожаются в применимых законных сроках. Резервные копии исключаются из обычного использования и учитываются при уничтожении; восстановление не должно возобновлять прекращенную обработку. Техническая отметка удаления сама по себе не подтверждает уничтожение.

11.5. Применяются организационные и технические меры: управление доступом, разделение данных компаний, защита обмена, учет действий и резервное копирование. Платформа не заявляет сквозное шифрование всей переписки. Точный состав мер определяется фактической архитектурой и требованиями к защите.

12. Права и обращение

12.1. Человек вправе получить сведения об обработке, потребовать уточнения, блокирования и уничтожения при предусмотренных законом основаниях, отозвать согласие, прекратить рекламные сообщения и обжаловать действия в Роскомнадзоре или суде.

12.2. Запрос направляется на privacy@insysit.com или почтовый адрес Insys. Следует указать данные, позволяющие установить заявителя и предмет обращения. Проверка личности проводится соразмерным способом; полную копию паспорта не требуется отправлять по незащищенной почте по собственной инициативе.

12.3. Сведения об обработке предоставляются в течение десяти рабочих дней; допускаемое законом продление — до пяти рабочих дней с мотивированным уведомлением. Доступ предоставляется бесплатно. При проверке неточных или неправомерно обрабатываемых данных применяется блокирование в предусмотренных законом случаях. Подтвержденная неточность исправляется в течение семи рабочих дней с предоставления подтверждающих сведений; неправомерная обработка прекращается в течение трех рабочих дней с выявления, а при невозможности обеспечить правомерность данные уничтожаются в течение десяти рабочих дней с выявления. По требованию прекратить обработку применяется срок десять рабочих дней с возможным мотивированным продлением на пять рабочих дней и установленными законом исключениями. При достижении цели или отзыве согласия применяется срок уничтожения до 30 дней, если отсутствует самостоятельное законное основание. Сроки и исключения определяются статьями 20–21 закона; отказ от рекламы исполняется немедленно.

12.4. Отзыв согласия не прекращает обработку на отдельном законном основании. Insys сообщает о таком основании и ограничивает оставшуюся обработку необходимым объемом.

12.5. Insys не принимает решения, порождающие юридические последствия для человека, исключительно на основании ИИ-ответа. При внедрении такого решения требуется отдельная проверка требований статьи 16 закона.

12.6. При инциденте, предусмотренном частью 3.1 статьи 21 закона, оператор направляет уполномоченному органу первичное уведомление в течение 24 часов, сведения о результатах внутреннего расследования — в течение 72 часов с момента выявления в установленном законом порядке. Это не срок ожидания подтверждения вины или завершения сбора всех сведений. По порученным данным Insys без необоснованной задержки сообщает соответствующему оператору и содействует реагированию.

13. Изменения

13.1. При изменении обработки обновляется политика с датой редакции. Новые цели, операции или получатели не разрешаются одним фактом обновления политики, если нужны новое поручение или согласие.

13.2. По вопросам обработки используется privacy@insysit.com. Договорные условия обновляются в порядке оферты; настоящая политика не меняет цену, ответственность и объем лицензии.

14. Способы обработки

14.1. Для целей разделов 3–6 применяется автоматизированная и смешанная обработка: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление необходимого доступа, блокирование, удаление и уничтожение. Передача ограничена целью и законным основанием. Для рабочих данных состав операций устанавливается Поручением.

14.2. Исходные сведения поступают от самого человека, уполномоченной компании либо выбранного внешнего канала в пределах законного основания. Оператор компании информирует субъектов о получении данных не от них самих в случаях, предусмотренных статьей 18 закона. Открытый источник не означает права использовать данные для любой цели.

По вопросам этой редакции: company@insysit.com. Архив редакций.