Поручение на обработку персональных данных

1. Стороны и границы поручения

1.1. Клиент по договору поручает ООО «ИНСИС-АЙТИ» обработку персональных данных в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Клиент является оператором тех данных, цели обработки которых он определяет.

1.2. Если Клиент действует по поручению своего заказчика, он обеспечивает полномочия на привлечение Insys и дальнейших обработчиков. Настоящий документ не превращает его автоматически в самостоятельного оператора всех полученных сведений.

1.3. Insys обрабатывает данные по документированным указаниям Клиента: договору, принятому Поручению, настройкам подключенных функций, действиям уполномоченных лиц и согласованным письменным запросам.

1.4. В отношении собственных целей Insys — создание общей учетной записи, безопасность платформы, обращения к Insys и договорные расчеты — применяется Политика обработки персональных данных. Состав общей учетной записи и профиль сотрудника в компании могут обрабатываться в разных ролях.

1.5. Поручение не заменяет правового основания Клиента для обработки, передачи и раскрытия данных. Insys не должен получать отдельное согласие на каждую порученную операцию непосредственно от субъекта, но Клиент обеспечивает согласие на поручение, когда оно требуется частью 3 статьи 6 закона, либо иное предусмотренное законом основание.

2. Цели и операции

2.1. Цели: учет и обслуживание оборудования; прием и исполнение заявок; планирование работ; учет сотрудников и их квалификации; рабочая переписка; формирование документов и отчетов; подключенные функции телеметрии, выездов, записи звонков и ИИ.

2.2. Операции: сбор через настроенные Клиентом формы и каналы, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление и доступ в согласованном объеме, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.

2.3. Применяется автоматизированная и смешанная обработка. Данные могут поступать от Клиента, сотрудников, контрагентов и жителей через включенные Клиентом каналы. Утверждение, что Insys никогда не собирает сведения непосредственно через формы, к этим сценариям не применяется.

2.4. Данные не используются Insys для продажи, рекламы и собственного обучения моделей. ИИ получает только сведения, необходимые для запроса и доступные соответствующему участнику; выводы подлежат проверке сотрудником.

3. Субъекты и состав данных

3.1. Работники и привлеченные исполнители: Ф.И.О., рабочие контакты, должность, роль, квалификация и подтверждающие ее документы, табельный код, график, сведения о выполненных работах, изображение профиля, дата рождения при ее законном внесении, связь с назначенной служебной машиной и сведения о пропуске. Для назначенных ответственных лиц — должность, сведения о назначении и изображение подписи, если его использование имеет законное основание.

3.2. Представители заказчиков, контрагентов и поставщиков, получатели ключей: Ф.И.О., должность, организация и рабочие контакты; для выдачи ключей — сведения о получении и возврате. Рабочие заметки о другом лице допускаются только при законном основании обработки сведений об этом лице; действие автора заметки не является согласием ее субъекта.

3.3. Жители и заявители: сведения, необходимые для обращения, принадлежность аккаунта к дому и подтверждение связи, идентификатор обращения, предоставленные контакты и материалы. В канале Telegram могут обрабатываться идентификатор чата, связь с заявкой и оценка; в почтовом канале — имя, адрес отправителя и тема письма.

3.4. Рабочие материалы: заявки, журналы, документы, сообщения и вложения, фото, видео, голосовые сообщения, записи разговоров и расшифровки, реакции, сведения о просмотрах и выполненных действиях.

3.5. Технические сведения: идентификаторы участников, сессий и устройств, адреса сетевых соединений, журналы действий и доставки уведомлений — только в необходимом для порученных функций объеме.

3.6. Изображения и записи голоса предназначены для рабочих материалов и связи, а не для установления личности по физиологическим или биологическим особенностям. Их правовая квалификация зависит от фактического назначения по статье 11 закона. Использование для биометрической идентификации настоящим Поручением не разрешается.

3.7. Специальные категории персональных данных не входят в разрешенный состав настоящего Поручения. Их загрузка в Платформу, в том числе в сообщения и вложения, не допускается. При выявлении таких данных Insys ограничивает затронутую обработку, уведомляет Клиента и обеспечивает законное прекращение и уничтожение; запрет не означает автоматического распознавания каждого вложения. Состав документов о квалификации ограничивается сведениями, необходимыми для заявленной цели.

3.8. Сведения, составляющие государственную тайну, не принимаются. Избыточные идентификационные и платежные сведения в свободных полях и вложениях не должны вноситься.

4. Отдельные сценарии

4.1. Выезд. При включенном модуле принимаются местоположение, скорость, направление и время в пути по заявке или между объектами маршрута ТО, а также одна точка при закрытии заявки. Окно сбора ограничено моментами выезда и прибытия и четырьмя часами с начала выезда. Сведения, записанные в разрешенном окне, могут поступить позднее из буфера устройства.

4.2. Геопозицию видят уполномоченные лица компании и, в пределах настроенных функций, представители заказчика. Жителю по своей заявке предоставляется приблизительная точка на последнем километре. Клиент обеспечивает основания такого доступа; согласие работника в приложении и разрешение устройства не заменяют все обязанности работодателя.

4.3. Записи звонков обрабатываются при подключении соответствующей функции. Клиент обеспечивает законность записи, информирование собеседников и требуемые основания для расшифровки и передачи на обработку ИИ. Специальные категории не входят в разрешенный состав и при этом сценарии. Подключение записи звонков не разрешает запись всех разговоров участников вне согласованной функции.

4.4. Публичная проверка пропуска может показывать имя, должность и фотографию работника по ссылке или QR-коду. До включения Клиент проверяет круг получателей. Для раскрытия неопределенному кругу лиц требуется отдельное основание, в том числе согласие на распространение по статье 10.1, когда применимо. Выпуск QR-кода не заменяет такого согласия.

4.5. Внешние интеграции включаются по указанию Клиента. Он определяет получателя, состав данных и основание передачи. Возможности внешнего сервиса и его условия не становятся автоматически обязательствами Insys.

5. Обязанности Insys и защита

5.1. Insys соблюдает конфиденциальность, принципы и правила обработки, требования статей 18.1 и 19 закона. При сборе данных граждан России не допускаются перечисленные в части 5 статьи 18 операции с использованием баз данных за пределами России, кроме прямо предусмотренных законом исключений. Российская копия базы и согласие субъекта сами по себе не отменяют этого запрета. Правила трансграничных каналов из раздела 6 применяются совместно с этим требованием.

5.2. Меры включают управление доступом, разделение данных компаний, защиту сетевого обмена, учет значимых действий, резервное копирование, управление доступами сотрудников и реагирование на инциденты. Конкретный набор определяется угрозами и установленным уровнем защищенности. Этот документ не утверждает наличие сертификации или конкретного уровня без подтверждающих материалов.

Требования к защите определяются статьей 19 закона, постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 и применимыми актами ФСТЭК и ФСБ России. В документированных параметрах обработки устанавливаются требуемый уровень и распределение мер между сторонами; неподтвержденный уровень не считается согласованным только из-за выбора тарифа. До обработки данных с дополнительными требованиями стороны проверяют возможность их выполнения.

5.3. Доступ работников и подрядчиков допускается только при необходимости исполнения поручения, поддержки, обеспечения безопасности или обязательного требования закона. Получатель связан требованиями конфиденциальности.

5.4. Шифрование части данных не означает сквозного шифрования всей Платформы. Технические индексы, метаданные и отдельные файлы могут иметь иной режим защиты; оценка мер проводится по фактической архитектуре.

5.5. По запросу, в том числе до начала обработки, Insys предоставляет документы и сведения, подтверждающие соблюдение требований Поручения и меры защиты. Информация может предоставляться в объеме, не раскрывающем чужие данные, секреты доступа и уязвимости; необходимые подтверждения не подменяются ссылкой на коммерческую тайну.

5.6. Insys сообщает о противоречии указания Клиента закону, приостанавливает затронутую неправомерную операцию и согласует допустимый способ исполнения.

6. Другие лица и трансграничные каналы

6.1. Клиент разрешает привлечение обработчиков из перечня, предоставленного ему до принятия Поручения, при письменном возложении обязанностей по защите и конфиденциальности и наличии необходимых полномочий в цепочке поручений. Общее описание категории услуг не заменяет перечень лиц. Insys отвечает перед Клиентом за исполнение порученных этим лицам операций.

6.2. Перечень должен содержать юридическое лицо, страну, функцию, категории данных и статус привлечения. Для российского размещения используются хостинг и хранилище; для ИИ и речи — соответствующие сервисы Яндекса; для служебных сообщений — почтовые и при наличии SMS-сервисы. Точные контрагенты определяются по действующим договорам, а не по торговому названию.

6.3. Мобильные уведомления могут доставляться через Apple APNs и Google FCM. При включении браузерных уведомлений служба зависит от браузера: Apple, Google, Microsoft, Mozilla либо иной получатель подписки. Передаются адрес или токен доставки, идентификаторы событий, аккаунта и компании; в отдельных сценариях — имя, идентификатор и ссылка на фото участника, заголовок и текст. Отключение предпросмотра не обязательно исключает сведения из технической части сообщения. Состав каждого канала определяется фактическим форматом передачи и ограничивается необходимым. Зашифрованное содержимое Web Push не означает отсутствия передаваемых метаданных.

6.4. Для зарубежных получателей до начала соответствующей передачи выполняются требования статьи 12 закона, включая получение требуемых сведений, отдельное уведомление уполномоченного органа, применимый срок ожидания и соблюдение ограничений. Проверяются страны размещения и доступа, а не только место регистрации поставщика. Принятие договора, разрешение уведомлений и необходимость технической доставки не заменяют эти действия и не отменяют часть 5 статьи 18. При запрете или ограничении передачи выполняются требования закона к прекращению и уничтожению ранее переданных данных.

6.5. Подключенные Клиентом мессенджеры, внешний вход и речевые функции браузера оцениваются отдельно. Наличие внешнего поставщика не исключает обязанности Insys в отношении организуемой им передачи.

6.6. О новом обработчике Insys сообщает Клиенту не менее чем за 30 календарных дней до начала обработки с указанием лица, места и операции. При обоснованном возражении стороны обсуждают замену или отключение функции; если решение невозможно, Клиент вправе прекратить затронутую часть договора с возвратом неиспользованной предоплаты.

6.7. Если изменение затрагивает цели, категории или раскрытие данных, дополнительно требуется надлежащее обновление поручения. Нового получателя нельзя считать разрешенным только вследствие опубликования проекта документа.

7. Сроки обработки

7.1. Обработка продолжается в течение договора и согласованного периода возврата данных, но для каждого набора данных не дольше, чем требуется целью, законом и указанием Клиента.

7.2. Сырой трек выезда: 30 дней по умолчанию, от 30 до 90 дней по настройке компании. Последняя точка и связанные сведения поездки удаляются в порядке соответствующей очистки.

7.3. Записи звонков: 180 дней по умолчанию либо установленный компанией законный срок. Очистка охватывает исходную запись, ее расшифровку и связанные производные материалы с учетом их собственного срока и основания. Срок записи не разрешает бессрочное сохранение ее содержимого в сводках, вложениях или выгрузках.

7.4. Связь обращения с Telegram: 90 дней с обращения. Сведения отправителя в почтовом канале: 180 дней с даты письма. Эти сроки не означают удаления самой заявки и всех связанных рабочих записей.

7.5. История сотрудника доступна 24 часа; копия во вложении сообщения может храниться по сроку сообщения. Срок доступности не является обещанием физического уничтожения всех копий в ту же секунду. Отозванный пропуск: техническая запись статуса до 90 дней. Для жалоб применяется отдельный законный режим рассмотрения: комментарий до 90 дней после решения, закрытая жалоба до 365 дней.

7.6. Для кадровых сведений, журналов, документов и переписки Клиент устанавливает сроки с учетом закона и целей. Универсальное бессрочное хранение не допускается. Правомерно сохраняемые журнальные записи отделяются от необязательного профиля.

7.7. Установленные сроки применяются ко всем связанным местам хранения, а не только к основной строке базы. Включаются оригиналы, превью, временные файлы, выгрузки, копии в сообщениях и данные у привлеченных лиц. Цикл фоновой очистки не продлевает обязательный срок закона; при техническом препятствии применяется пункт 8.5. Данные, для которых федеральный закон требует самостоятельного хранения, выделяются с указанием конкретного основания и срока.

8. Возврат, удаление и резервные копии

8.1. После прекращения договора Клиент вправе в течение 30 календарных дней запросить выгрузку через доступные функции или поддержку. Этот срок является окном обращения, а не обещанием сохранения всех интерфейсов или бессрочного ожидания исполнения. Состав, формат и срок передачи согласуются с учетом имеющихся средств и обязательных сроков закона. Отсутствие самостоятельного экспорта не отменяет обращения через поддержку. Не предполагается, что выгрузка базы содержит оригиналы всех файлов: файлы и ограничения формата учитываются отдельно. Исходный код и сведения других компаний в выгрузку не входят.

8.2. До истечения срока Клиент может поручить досрочное уничтожение. При споре о полномочиях проводится необходимая проверка. Неоплата сама по себе не служит указанием удалить данные.

8.3. По окончании периода возврата или получении законного требования Insys прекращает обработку и уничтожает данные в применимый срок. Если закон требует более раннего прекращения или уничтожения, применяется законный срок.

8.4. Сведения, сохраняемые на самостоятельном законном основании, выделяются, доступ к ним ограничивается; Клиенту сообщаются категории, основание и срок. Наличие обязанности Клиента хранить документ не дает Insys права хранить его бессрочно после прекращения поручения.

8.5. Резервные копии учитываются при уничтожении. Их данные исключаются из обычного использования, очищаются в пределах установленного и законного цикла; восстановление не должно возвращать удаленные данные в обработку. Если своевременное уничтожение невозможно, применяются блокирование и порядок части 6 статьи 21 закона с документированием причины и срока.

8.6. Уничтожение подтверждается в форме, предусмотренной приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179: при автоматизированной и смешанной обработке требуются акт и выгрузка из журнала регистрации событий, при обработке без автоматизации — акт. Подтверждения сохраняются три года с момента уничтожения. Проверка полномочий, технический ответ API и внутренняя отметка удаления не заменяют эти доказательства.

9. Обращения и инциденты

9.1. Обращение субъекта о данных Клиента без необоснованной задержки направляется Клиенту. Insys оказывает содействие, предоставляет необходимые сведения и исполняет правомерные указания. Прямые обязанности Insys по закону сохраняются.

9.2. При выявлении инцидента, затрагивающего порученные данные, Insys сообщает Клиенту без необоснованной задержки, позволяя исполнить обязательные сроки закона. Первичное сообщение не откладывается до подтверждения вины, окончания расследования или получения полной информации. Дополнительный предельный договорный срок может быть согласован в Заказе после определения каналов и ответственных; его отсутствие не отменяет обязанность уведомления.

9.3. Сообщение включает известные сведения о событии, времени, категориях данных, возможном вреде, принятых мерах и контакте ответственного. По мере расследования направляются дополнения. Если закон устанавливает более строгий порядок, применяется он.

9.4. Клиент исполняет свои обязанности уведомления органов; если он действует как обработчик, без задержки сообщает соответствующему оператору. Insys исполняет собственные обязанности; стороны координируют действия, не перекладывая их полностью друг на друга. Для инцидентов, предусмотренных частью 3.1 статьи 21 закона, оператор сообщает уполномоченному органу первичные сведения в течение 24 часов, результаты расследования — в течение 72 часов с момента выявления в предусмотренном законом порядке. Эти сроки не являются сроком ожидания полной информации от другой стороны.

9.5. Контакт по обработке: privacy@insysit.com. Экстренные контакты и круглосуточный порядок эскалации согласуются до запуска обработки.

10. Ответственность и изменения

10.1. Клиент обеспечивает законность целей, состава, сроков, полномочий и настройки доступа; Insys — законность и безопасность порученных ему операций в пределах своих обязанностей.

10.2. Распределение ответственности перед субъектом определяется статьей 6 закона и фактическими ролями. Insys отвечает перед Клиентом за нарушение Поручения. Договорные ограничения не отменяют обязательную ответственность перед субъектами и государственными органами.

10.3. Поручение действует до завершения обработки и уничтожения данных, а не только до окончания оплаченного доступа. Новые редакции вводятся по договорному порядку с отдельным подтверждением изменений, для которых оно необходимо.

По вопросам этой редакции: company@insysit.com. Архив редакций.