Политика конфиденциальности

1. Оператор

Оператором персональных данных, обрабатываемых через сайт и при предоставлении платформы, является:

• ООО «ИНСИС-АЙТИ»
• ИНН 2311394697, КПП 231101001, ОГРН 1262300032686
• Адрес: 350062, Россия, г. Краснодар, ул. им. Атарбекова, д. 1/2, помещение 34
• Телефон: +7 918 847-07-07
• Электронная почта: company@insysit.com
• По вопросам обработки персональных данных: privacy@insysit.com

2. Оператор и обработчик: разграничение ролей

Insys — платформа для сервисных компаний (B2B). В отношении данных, которые компания-клиент вносит в систему о своих сотрудниках и контрагентах, оператором является сама компания-клиент, а Insys выступает обработчиком, действующим по ее поручению (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ) и в пределах, установленных договором.

В отношении данных, которые Insys собирает самостоятельно (обращения через формы сайта, учетные записи, технические данные), оператором является Insys. Настоящая Политика прежде всего описывает эту вторую категорию, а также общие меры защиты, применяемые ко всем данным на платформе.

3. Категории субъектов

• Посетители сайта и лица, оставляющие обращения через формы (лиды).
• Пользователи платформы — сотрудники компаний-клиентов, работающие в кабинете и приложении.
• Контактные лица заказчиков (представители УК, ТСЖ и иных контрагентов), сведения о которых вносятся в систему.

4. Состав обрабатываемых данных

В зависимости от роли и сценария использования обрабатываются:

• Учетные данные: имя и фамилия, адрес электронной почты, телефон, логин, аватар, сведения о себе, навыки, роль и табельный код; при регистрации через сторонние сервисы — соответствующие идентификаторы.
• Данные обращений с сайта: имя, рабочая почта, телефон, название и сайт компании, содержание сообщения.
• Технические данные: журналы обращений к серверу, сведения об устройстве и версии приложения, идентификаторы сессий и токены push-уведомлений — для работы, диагностики и безопасности.
• Рабочие данные с персональными данными: заявки, журналы ТО, чат-сообщения и вложения, записи телефонных звонков и их расшифровки (текст).

Геолокация работника. По умолчанию она используется только на устройстве — для расчета расстояния до объекта и отображения на карте — и на наши серверы не передается; с отметкой «В путь» на сервер уходит лишь ожидаемое время прибытия, без координат. Если компания подключила модуль «Выезд», мобильное приложение передает координаты работника (местоположение, скорость, направление, время) только в дороге по заявке — от отметки «В путь» до отметки «На месте» — или между домами маршрута ТО, и одну точку при закрытии заявки; сервер отбрасывает точки вне этого окна и перестает принимать их через 4 часа после выезда. Разрешение на геопозицию запрашивается только «при использовании приложения», режим «всегда» не используется; перед первым выездом работник дает отдельное согласие, которое сохраняется с датой и редакцией текста. Точку видят диспетчеры компании, представители управляющей организации дома и заявитель — последний только в приложении, по своей заявке, приблизительно и на последнем километре пути. Сырой трек хранится от 30 до 90 дней по настройке компании (по умолчанию 30) и затем удаляется.

5. Цели и правовые основания

• Предоставление платформы и ее функций, синхронизация данных между офисом и сотрудником на выезде, работа AI-ассистента — основание: заключение и исполнение договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ).
• Связь по обращению с сайта и информирование о продукте — основание: согласие субъекта.
• Обеспечение безопасности, расследование инцидентов и выполнение требований законодательства — основание: закон и законные интересы оператора.

Мы не продаем персональные данные и не используем их для целей, несовместимых с указанными.

6. Хранение и защита

Персональные данные граждан Российской Федерации хранятся и обрабатываются на серверах, расположенных на территории России (ч. 5 ст. 18 152-ФЗ).

Данные каждой компании изолированы в отдельной схеме базы данных; доступ разграничен ролями и правами. Содержимое чата шифруется при хранении (AES-256-GCM, отдельный ключ на компанию). Это шифрование не является сквозным (end-to-end): ключ находится у оператора, что необходимо для веб-клиента, предпросмотра уведомлений и поиска.

Если пользователь пожаловался на сообщение, историю или другого пользователя, сотрудники Insys могут ознакомиться с содержимым, на которое подана жалоба, — только для рассмотрения этой жалобы. Жалоба хранится до решения по ней; комментарий, приложенный к жалобе, удаляется через 90 дней после решения, а закрытая жалоба — через 365 дней после решения.

Сроки хранения определяются целями обработки и договором. Часть данных удаляется по флагу удаления; срок хранения записей звонков настраивается на уровне компании; при прекращении обслуживания данные компании удаляются вместе с ее схемой и файлами.

7. Передача третьим лицам

Для оказания услуги мы привлекаем обработчиков, действующих по нашему поручению и обязанных обеспечивать конфиденциальность и защиту данных:

• Яндекс AI Studio (Россия) — обработка запросов AI-ассистента, синтез и распознавание речи. В запрос к модели передаются вопрос пользователя (текст, голос или изображение) и данные компании, нужные для ответа, в пределах прав пользователя. Запросы передаются с отключенным логированием данных, поэтому Яндекс не сохраняет их на своих серверах. Перед первым запросом к ассистенту мобильное приложение спрашивает разрешение пользователя и сохраняет его с датой и редакцией текста.
• Провайдер SMS-рассылок и провайдер электронной почты (Россия) — доставка кодов, уведомлений и служебных писем.
• Провайдер объектного хранилища (Россия) — хранение файлов, вложений и записей звонков.

При использовании интеграций данные заявок по вашему указанию передаются в информационные системы вашей компании или заказчика. Кроме перечисленного, мы передаем данные третьим лицам только в случаях, предусмотренных законом.

8. Трансграничная передача

Для доставки push-уведомлений на мобильные устройства используются сервисы Apple Push Notification service (Apple, США) и Firebase Cloud Messaging (Google, США). В эти сервисы передается минимальный объем данных, необходимый для доставки: технический токен устройства и текст предпросмотра уведомления. Это единственный технически возможный канал доставки push, и передача необходима для исполнения договора.

Иных случаев трансграничной передачи персональных данных при обработке на платформе не осуществляется.

9. Права субъекта

• Получать сведения об обработке своих персональных данных.
• Требовать уточнения, блокирования или удаления данных, если они неполны, устарели, неточны или обрабатываются неправомерно.
• Отозвать согласие на обработку.
• Обжаловать действия оператора в Роскомнадзоре или в судебном порядке.

10. Как реализовать права и связаться с нами

Направьте запрос на адрес privacy@insysit.com. Мы рассмотрим обращение в сроки, установленные законодательством. Обращения по данным, которые внесены о вас компанией-клиентом, могут быть перенаправлены соответствующему оператору — вашей компании.

11. Изменения политики

Мы можем обновлять настоящую Политику. Актуальная редакция всегда доступна на этой странице; дата в шапке отражает последнее изменение.

По вопросам об этом документе напишите нам на privacy@insysit.com.